Doporučení pro MAS – per rollam – upřesnění postupů ŘO IROP

Řídicí orgán IROP zaslal upřesňující informace týkající se jednání a hlasování orgánů formou per rollam. Dotazujete se nás zejména na jednání hodnoticí komise/výběrového orgánu.

Z doporučení odeslaného Odborem regionální politiky dne 16. 3. 2020 k jednání povinných orgánů MAS platí, že je možné přistoupit k hlasování formou per rollam i v těch případech, kdy to neupravuje nebo nedovoluje Vaše vnitřní dokumentace, tedy ani interní postupy MAS, pokud to není v rozporu se zákonem. V těchto případech je nutné tento postup zpětně potvrdit na prezenčním jednání příslušného orgánu, tzn. bude potvrzeno, že v době od-do se postupovalo formou per rollam při rozhodování, která souvisela např. s hodnocením projektů, schvalováním výzev, změnami strategií apod. (bude záležet, jaká všechna rozhodnutí se v této době učiní a čeho se budou týkat, nemyslíme tím, že by se přeschválila všechna přijatá rozhodnutí zvlášť, jenom se potvrdí ten postup), a to,jakmile to situace dovolí, tzn. při prvním jednání od uvolnění opatření vlády, která brání těmto jednáním, nejpozději však do 30 pd.

• Pozvánku resp. informaci o hlasování per rollam je nutné rozesílat e-mailem všem zvoleným členům orgánu a e-mailovou korespondenci archivovat.
• Zasílání pozvánky k hlasování per rollam a poté i další koordinaci úkonů by měl provádět ten, kdo je běžně zodpovědný za svolávání a vedení jednání, pokud nebude pověřen někdo jiný pro tyto účely (pověření musí být provedeno v souladu s interní dokumentací MAS).
• Nadále je nutné dokládat veškeré související dokumenty – zápisy, etické kodexy, KL k hodnocení apod.
• Co není možné podepsat, je možné podepsat elektronicky, naskenovat podepsané nebo dopodepsat později – např. u etických kodexů je nutné jejich možné podepsání doložit emailovou korespondencí a dopodepsat pak zpětně; stejně tak i případný střet zájmů doložit e-mailovou korespondencí.
• Proškolení je možné provést prostřednictvím videokonference (minimálně přes hlasovou konferenci, jsme si vědomi přetížeností videohovorů) nebo i písemnou formou, kdy by bylo dostačující zaslat hodnotitelům příslušný dokument, který podrobně popíše, jak hodnotit. Hodnotitel písemně potvrdí, že byl proškolen a nemá k postupu a způsobu hodnocení další otázky.
• Účast opět potvrdit a doložit e-mailovou korespondencí, pokud není možné prezenční listiny podepsané naskenovat nebo podepsat elektronicky – opět bude dopodepsáno.
• Dle formy hlasování, např. konsensem, je nutné, aby každý hodnotitel vytvořil KL k hodnocení a zaslal do stanoveného termínu.
• V případě neshody počtu bodů u konkrétních kritérií napříč jednotlivými KL, bude nutné na hodnotitele rozeslat tento rozpor k vyjádření, případně k hlasování o shodě nad počty bodů u těchto rozdílných kritérií, stejně tak z důvodu uvedení odůvodnění jednotlivých kritérií k finálnímu KL k hodnocení.
• Následně vznikne finální kontrolní list ke každému projektu, seznam projektů dle počtu přidělených bodů, zápis z hodnocení.
• Schválení výše uvedené dokumentace opět proběhne formou per rollam. Pokud MAS nemá ve svých jednacích řádech ošetřený způsob jednání per rollam, měla by do e-mailu, který odesílá na členy orgánu, určit pravidla takového hlasování, tzn, od kdy do kdy (datum i čas) je možné hlasovat, pokud se někdo hlasování neúčastní (nebude reagovat), zda se bude započítávat do počtu přítomných (protože byl osloven) – jako zdržel se hlasování, nebo se do počtu započítávat nebude.
• Zároveň také jak postupovat v případě střetu zájmu hodnotitele:

o  V případě, kdy hodnotí hodnotící komise a výběrový orgán pouze potvrzuje výsledky hodnocení, tak členům výběrového orgánu bude zaslán emailem seznam projektů (název/jméno žadatele), tj. se emailem vyjádří, zda jsou ve střetu zájmu, či ne, ti kteří jsou ve střetu zájmů, tak se zdrží hlasování. I přesto, že budou ve střetu zájmu, mohou se započítat do kvóra pro hlasování, aby byl splněný procentuální poměr, jejich e-mail bude přílohou zápisu z jednání orgánu.

o  V případě, kdy hodnotí celý výběrový orgán, tak členům výběrového orgánu bude zaslán e-mailem seznam projektů (název/jméno žadatele), tj. se e-mailem vyjádří, zda jsou ve střetu zájmu, či ne, ti kteří jsou ve střetu zájmů, tak se nebudou vůbec účastnit hlasování a nebudou se započítávat do kvóra, nebudou jim tedy zaslány ani podklady k hodnocení. Jejich e-mail bude přílohou zápisu z jednání orgánu.

• Pokud nebudou požadované dokumenty podepsané (min. elektronicky), uloží se do MS k těmto nepodepsaným dokumentům e-mailová korespondence, která jejich podepsání stvrzuje, aby se projekty mohly předat do další fáze hodnocení, tzn. ti co mají elektronické podpisy, tak např. zápis podepíší, ti co nemají, tak se uvede, že vyjádření zaslali e-mailem dne xx.xx.xxxx a tyto e-maily budou přílohou toho zápisu. Ten samý postup platí i pro KL k hodnocení.
• Bude nutné k tomuto procesu sepsat ze strany MAS záznam k realizaci, z jakých důvodů se přistupovalo k těmto nestandartních krokům oproti postupům, které má MAS uvedeny ve své interní dokumentaci, případně interních postupech MAS, na který se pak bude odkazovat v zápisech z těchto jednání, resp. hlasování formou per rollam. Záznam bude přiložen ke všem výzvám, kterých se toto bude týkat společně s další povinnou dokumentací. Není teda potřeba sepisovat ke každému postupu zvlášť záznam, bude jeden obecný, na který bude odkazováno.
• MAS může využít nově vytvořený záznam k realizaci MAS – vzor uvedený v příloze emailu, který je vhodný při řešení problémů týkajících se celé výzvy/výzev MAS nebo jiných akutních problémů. Záznam vypracuje pracovník kanceláře MAS. Záznam schvaluje vedoucí zaměstnanec pro realizaci strategie CLLD nebo statutární zástupce MAS. Záznam bude obsahovat minimálně číslo a název výzvy/výzev (pokud se bude vztahovat ke konkrétní výzvě MAS), popis problému a způsob jeho řešení, zodpovědnou osobu za vypracování a schválení záznamu a datum platnosti. Záznam bude uložen v MS2014+ na obrazovce Přílohy výzvy u dané výzvy/daných výzev jako neveřejný dokument pro žadatele/příjemce.

Pokud by vzešla potřeba v záznamu specifikovat postup, který není výše uveden, záznam nám můžete zaslat ke konzultaci na clldirop@mmr.cz.